ทุกวันนี้ องค์กรจำนวนมากรู้สึกว่าจำเป็นต้องทำให้กระบวนการทางธุรกิจภายในเป็นไปโดยอัตโนมัติเพื่อลดต้นทุนการดำเนินงานและปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน
กระบวนการทางธุรกิจแบบอัตโนมัติในองค์กรของคุณอาจเป็นประโยชน์อย่างเหลือเชื่อ อาจทำให้องค์กรลดต้นทุนของการทำงานอัตโนมัติได้ 30-40% ในขณะที่เพิ่มประสิทธิภาพเป็นสองเท่า
อย่างไรก็ตาม ระบบอัตโนมัติที่เสียหายอาจหมายถึงการสิ้นเปลืองทรัพยากร และสามารถกีดกันองค์กรไม่ให้ดำเนินโครงการระบบอัตโนมัติอื่น ๆ เป็นเวลานาน ในที่สุดก็วางพวกเขาไว้ข้างหลังคู่แข่งที่ยอมรับระบบอัตโนมัติและทำให้มันทำงานได้ จากที่กล่าวมา เรามาดูวิธีการระบุกระบวนการที่คุณสามารถทำให้เป็นอัตโนมัติได้
สิ่งแรกที่ต้องทำเพื่อเลือกกระบวนการอัตโนมัติที่ดีที่สุดคือการทำความเข้าใจความแตกต่างระหว่างมนุษย์และเครื่องจักร
มนุษย์ดีกว่าเมื่อต้องรับมือกับความไม่แน่นอน ความคลุมเครือ และความแปลกใหม่ แต่เครื่องจักรก็ยังไม่สามารถจัดการกับสิ่งเหล่านี้ได้ และมักจะไม่สามารถนำทางการเปลี่ยนแปลงที่ไม่คาดคิดได้
สิ่งนี้เป็นจริงเช่นกันเมื่อต้องตัดสินหรือตัดสินใจในสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงไปดังกล่าว คอมพิวเตอร์ไม่สามารถแทนที่มนุษย์ได้อย่างสมบูรณ์ภายใต้เงื่อนไขเหล่านี้
มนุษย์ทำงานได้ดีกับข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้างและแอนะล็อก ในขณะที่คอมพิวเตอร์ต้องการข้อมูลที่มีโครงสร้างและข้อมูลดิจิทัล มนุษย์มีความสามารถน้อยกว่าในการทำกระบวนการเดียวกันอย่างสม่ำเสมอ
งานประจำซ้ำซากทำให้ยากต่อการมีสมาธิ ส่งผลให้เกิดข้อผิดพลาด ในทางกลับกัน คอมพิวเตอร์จะดีกว่าที่นี่ นอกจากนี้ งานที่ดำเนินการโดยคอมพิวเตอร์สามารถปรับขนาดได้อย่างมหาศาล ซึ่งไม่สามารถทำได้โดยคนงานที่เป็นมนุษย์ ความแตกต่างเหล่านี้กำหนดปัจจัยที่ต้องพิจารณาเมื่อเลือกกระบวนการที่ถูกต้องสำหรับระบบอัตโนมัติ
จากข้อมูลข้างต้น เราสามารถกำหนดปัจจัยหลายประการเพื่อกำหนดกระบวนการที่เหมาะสมที่สุดที่จะดำเนินการโดยเครื่องจักร และตำแหน่งที่เราสามารถขจัดข้อผิดพลาดของมนุษย์ได้ แน่นอนว่าการเลือกกระบวนการที่ดีที่สุดนั้นขึ้นอยู่กับเครื่องมือที่คุณใช้เพื่อทำให้เป็นระบบอัตโนมัติ
การกำหนดกระบวนการให้เหมาะสมกับระบบอัตโนมัติไม่เพียงพอต่อการนำไปใช้ที่ประสบความสำเร็จ หลังจากที่คุณได้เลือกกรณีการใช้งานแล้ว ให้ถามตัวเองสองคำถาม: การทำให้เป็นแบบอัตโนมัตินั้นสมเหตุสมผลหรือไม่ มีโมเมนตัมเพียงพอสำหรับมันหรือไม่?
และไม่ใช่ว่ากรณีการใช้งานทั้งหมดที่เป็นแบบอัตโนมัติจะคุ้มค่า ระบบอัตโนมัติของกระบวนการทางธุรกิจควรส่งผลในเชิงบวกต่อองค์กรของคุณซึ่งเกินทรัพยากรที่ใช้ไป: ลดต้นทุน ความแม่นยำของกระบวนการมากขึ้น ขจัดข้อผิดพลาดของมนุษย์ ฯลฯ นอกจากนี้ ก่อนดำเนินการกรณีการใช้งาน ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการสนับสนุนในองค์กรของคุณ .
การละเลยปัจจัยเหล่านี้อาจส่งผลให้ความพยายามในการทำงานอัตโนมัติล้มเหลว แม้ว่าศักยภาพสำหรับกระบวนการอัตโนมัติจะสูงมาก
กระบวนการต้องมีอินพุตและเอาต์พุตที่กำหนดไว้อย่างชัดเจน คุณต้องระบุว่างานใดในองค์กรของคุณที่ซ้ำซาก มีปริมาณมาก อิงตามกฎ และมีแนวโน้มที่จะเกิดข้อผิดพลาดจากมนุษย์
หากงานมีลักษณะเหล่านี้ทั้งหมด ก็อาจเป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมสำหรับการทำงานอัตโนมัติ
1. คนที่นั่งที่พีซีที่ทำงานกับแอปพลิเคชันสามารถดำเนินการให้เสร็จสิ้นด้วยตนเองได้หรือไม่
2. คนงานที่เป็นมนุษย์ทำงานมากกว่าหนึ่งครั้งต่อสัปดาห์หรือไม่?
3. จำเป็นต้องทำงานให้เสร็จอย่างรวดเร็วด้วยพนักงานที่จำกัดหรือไม่?
4. มีงานซ้ำๆ ที่พนักงานไม่ชอบหรือไม่?
