Per anni, gli assistenti amministrativi sono stati vitali per le aziende che si occupano di compiti ricorrenti e ripetitivi. Dalla risposta alle email alla pianificazione delle riunioni, gli assistenti amministrativi si sono sempre occupati di tutte quelle attività di cui i manager devono liberarsi per investire al meglio il proprio tempo.
Tuttavia, negli ultimi anni c'è stata una tendenza che richiedeva l'automazione dei processi. È un'alternativa all'approccio tradizionale che sostituisce le funzioni di un essere umano con un software in grado di svolgere compiti simili.
È importante chiarire che il fattore umano è ancora importante nell'amministrazione. Ma gli strumenti di automazione possono alleggerire la maggior parte del carico degli assistenti amministrativi e accelerare i processi aziendali complessivi. Puoi controllare i nostri strumenti registrando un account qui .
Si riferisce all'utilizzo di tecnologie che riescono a velocizzare e automatizzare qualsiasi attività amministrativa. L'automazione è l'atto di far funzionare le cose automaticamente, con poco o nessun intervento umano.
In generale, devi solo installare e configurare un software in pochi passaggi sotto determinati parametri, quindi questo software farà il resto. Questi sistemi funzionano senza che tu debba supervisionare o occuparti di ogni attività così come appare, in modo da avere molto più tempo libero per lavori più importanti.
Oltre al software, l'automazione utilizza tecnologie basate sull'intelligenza artificiale e sull'apprendimento automatico. Tutti e tre si combinano per una migliore funzionalità e ottimizzazione del processo.
Per aiutarti con il processo di automazione amministrativa, abbiamo selezionato un elenco di attività che sono considerate i migliori candidati per un'automazione rapida e sicura.
Un software o un plug-in può prendersi cura di rispondere alle tue e-mail per te. Quando qualcuno ti invia un messaggio, riceverà una risposta automatica ringraziandolo per essersi messo in contatto o indicando che risponderai alla sua email il prima possibile.
Esistono persino programmi abbastanza intelligenti che possono dare una risposta tempestiva a una domanda specifica di una persona. Per questo, viene utilizzata l'elaborazione del linguaggio naturale o l'apprendimento automatico. Cioè, è un software programmato per riconoscere determinate domande e risposte corrette. Al momento non è del tutto affinato, ma ha buone prospettive per il futuro.
Puoi anche inviare e-mail di massa automaticamente a coloro che fanno parte della tua lista di e-mail o hanno effettuato un acquisto da te. In entrambi i casi, non dovrai scrivere nulla, è un addio a gran parte del lavoro manuale di scrittura corretta.
Creare fatture è uno dei lavori più noiosi e ripetitivi. La buona notizia è che può essere automatizzato. Ora ci sono software che creano automaticamente le fatture per ogni transazione e le invia. Le fatture richiedono molto tempo per le aziende, quindi è fantastico avere un'opzione che funziona in modo massiccio con un clic.
La riscossione del debito richiede molto tempo. Ma ancora una volta una piattaforma di automazione può salvare la giornata gestendo pagamenti e trasferimenti di denaro. Puoi programmare un sistema per riscuotere automaticamente i pagamenti in una data specifica ogni mese.
Tenere l'agenda è da anni compito degli assistenti amministrativi e delle segretarie. Ora, non hai bisogno di una persona che prenda appunti o ti chiami per ricordarti la tua prossima riunione.
Avere una piattaforma che ha calendari con disponibilità di tempo e ti consente di prenotare automaticamente nuovi incontri è sempre una buona opzione. Per ulteriori informazioni, controlla il nostro sistema di prenotazione automatizzato .
I team del servizio clienti ora devono affrontare una grande sfida, ovvero che oggi le persone sono abituate alla velocità e, quando non ottengono risposte rapide, si sentono insoddisfatte. Non vogliono stare a guardare per ore o aspettare un'e-mail per giorni.
Costruendo un chatbot con la nostra piattaforma, puoi creare un assistente che risponderà alle domande immediatamente, 24 ore al giorno.
