Σήμερα, πολλοί οργανισμοί αισθάνονται την ανάγκη να αυτοματοποιήσουν τις εσωτερικές επιχειρηματικές διαδικασίες προκειμένου να μειώσουν το λειτουργικό κόστος και να βελτιώσουν την παραγωγικότητα.
Η αυτοματοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών στον οργανισμό σας μπορεί να είναι απίστευτα επωφελής, επιτρέποντας στους οργανισμούς να μειώσουν το κόστος των αυτοματοποιημένων λειτουργιών εργασίας κατά 30-40% ενώ διπλασιάζουν την αποτελεσματικότητά τους.
Ωστόσο, ο σπασμένος αυτοματισμός μπορεί να σημαίνει σπατάλη πόρων και μπορεί να αποθαρρύνει τους οργανισμούς να συνεχίσουν άλλα έργα αυτοματισμού για μεγάλο χρονικό διάστημα, τοποθετώντας τους τελικά πίσω από ανταγωνιστές που υιοθετούν τον αυτοματισμό και τον κάνουν να λειτουργεί. Με αυτά τα παραπάνω, ας δούμε πώς να προσδιορίσουμε τις διαδικασίες που μπορείτε να αυτοματοποιήσετε.
Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε για να επιλέξετε την καλύτερη διαδικασία για αυτοματοποίηση είναι να κατανοήσετε τις διαφορές μεταξύ ανθρώπων και μηχανών.
Οι άνθρωποι είναι καλύτεροι όσον αφορά την αντιμετώπιση της αβεβαιότητας, της ασάφειας και της καινοτομίας, αλλά οι μηχανές εξακολουθούν να μην μπορούν να τις χειριστούν και συχνά δεν μπορούν να περιηγηθούν σε απρόσμενες αλλαγές.
Αυτό ισχύει επίσης όταν πρόκειται για την κρίση ή τη λήψη αποφάσεων σε τέτοιες μεταβαλλόμενες συνθήκες. Οι υπολογιστές δεν μπορούν να αντικαταστήσουν πλήρως τους ανθρώπους υπό αυτές τις συνθήκες.
Οι άνθρωποι είναι καλοί στην εργασία με αδόμητα και αναλογικά δεδομένα, ενώ οι υπολογιστές χρειάζονται δομημένα και ψηφιακά δεδομένα. Οι άνθρωποι είναι λιγότερο ικανοί να εκτελούν με συνέπεια τις ίδιες διαδικασίες.
Η επανάληψη των καθημερινών εργασιών καθιστά δύσκολη τη συγκέντρωση, με αποτέλεσμα λάθη. Οι υπολογιστές, από την άλλη πλευρά, είναι καλύτεροι εδώ. Επιπλέον, οι εργασίες που εκτελούνται από υπολογιστές μπορούν να κλιμακωθούν μαζικά, κάτι που δεν επιτυγχάνεται εύκολα με τους εργαζόμενους. Αυτές οι διαφορές καθορίζουν τους παράγοντες που πρέπει να λάβετε υπόψη κατά την επιλογή της σωστής διαδικασίας αυτοματισμού.
Με βάση τα παραπάνω, μπορούμε να διατυπώσουμε διάφορους παράγοντες για να καθορίσουμε την καταλληλότερη διαδικασία που πρέπει να πραγματοποιηθεί από ένα μηχάνημα και όπου μπορούμε να εξαλείψουμε ανθρώπινα λάθη. Φυσικά, η επιλογή της καλύτερης διαδικασίας εξαρτάται από τα εργαλεία που χρησιμοποιείτε για την αυτοματοποίηση.
Ο ορισμός της διαδικασίας ως κατάλληλης για αυτοματοποίηση δεν αρκεί για την επιτυχή εφαρμογή της. Αφού επιλέξετε την περίπτωση χρήσης σας, κάντε στον εαυτό σας δύο ερωτήσεις: Έχει νόημα να αυτοματοποιείται; Υπάρχει αρκετή ορμή για αυτό;
Και δεν αξίζουν όλες οι περιπτώσεις χρήσης που μπορούν να αυτοματοποιηθούν. Η αυτοματοποίηση των επιχειρηματικών διαδικασιών θα πρέπει να έχει θετικό αντίκτυπο στον οργανισμό σας που υπερβαίνει τους πόρους που δαπανώνται: μειωμένο κόστος, μεγαλύτερη ακρίβεια διαδικασιών, εξάλειψη ανθρώπινων σφαλμάτων κ.λπ. Επίσης, πριν από την εφαρμογή της περίπτωσης χρήσης, βεβαιωθείτε ότι υπάρχει υποστήριξη στον οργανισμό σας .
Η παραμέληση αυτών των παραγόντων θα μπορούσε να οδηγήσει σε μια αποτυχημένη προσπάθεια αυτοματοποίησης, ακόμη και αν οι δυνατότητες αυτοματοποίησης της διαδικασίας είναι πολύ υψηλές.
Μια διαδικασία πρέπει να έχει σαφώς καθορισμένες εισόδους και εξόδους, πρέπει να προσδιορίσετε ποιες από τις εργασίες του οργανισμού σας είναι επαναλαμβανόμενες, υψηλού όγκου, βασισμένες σε κανόνες και επιρρεπείς σε ανθρώπινο λάθος.
Εάν η εργασία έχει όλα αυτά τα χαρακτηριστικά, είναι πιθανώς ένας εξαιρετικός υποψήφιος για αυτοματοποίηση.
1. Μπορεί μια διαδικασία να ολοκληρωθεί χειροκίνητα από ένα άτομο που κάθεται σε έναν υπολογιστή και εργάζεται με εφαρμογές;
2. Ο εργαζόμενος άνθρωπος εκτελεί το έργο περισσότερες από μία φορές την εβδομάδα;
3. Είναι απαραίτητο να ολοκληρώσετε γρήγορα το έργο με περιορισμένο προσωπικό;
4. Υπάρχουν επαναλαμβανόμενες εργασίες που δεν αρέσουν στους εργαζόμενους;
