Για χρόνια, οι διοικητικοί βοηθοί ήταν ζωτικής σημασίας για τις εταιρείες που φροντίζουν για επαναλαμβανόμενες και επαναλαμβανόμενες εργασίες. Από την απάντηση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έως τον προγραμματισμό συναντήσεων, οι διοικητικοί βοηθοί ήταν πάντα υπεύθυνοι για όλες εκείνες τις εργασίες που πρέπει να απαλλαγούν από τους διευθυντές για να επενδύσουν καλύτερα το χρόνο τους.
Ωστόσο, τα τελευταία χρόνια υπάρχει μια τάση που απαιτεί αυτοματοποίηση διαδικασιών. Είναι μια εναλλακτική λύση στην παραδοσιακή προσέγγιση που αντικαθιστά τις λειτουργίες ενός ανθρώπου με λογισμικό που μπορεί να κάνει παρόμοιες εργασίες.
Είναι σημαντικό να διευκρινιστεί ότι ο ανθρώπινος παράγοντας εξακολουθεί να είναι σημαντικός στη χορήγηση. Αλλά τα εργαλεία αυτοματισμού μπορούν να απομακρύνουν το μεγαλύτερο μέρος του φόρτου από τους διοικητικούς βοηθούς και να επιταχύνουν τις συνολικές επιχειρηματικές διαδικασίες. Μπορείτε να ελέγξετε τα εργαλεία μας κάνοντας εγγραφή λογαριασμού εδώ .
Αναφέρεται στη χρήση τεχνολογιών που καταφέρνουν να επιταχύνουν και να αυτοματοποιούν οποιαδήποτε διοικητική εργασία. Ο αυτοματισμός είναι η πράξη που κάνει τα πράγματα να λειτουργούν αυτόματα, με μικρή ή καθόλου ανθρώπινη παρέμβαση.
Σε γενικές γραμμές, δεν έχετε παρά να εγκαταστήσετε και να διαμορφώσετε ένα λογισμικό σε μερικά βήματα κάτω από συγκεκριμένες παραμέτρους, τότε αυτό το λογισμικό θα κάνει τα υπόλοιπα. Αυτά τα συστήματα λειτουργούν χωρίς να χρειάζεται να επιβλέπετε ή να παρακολουθείτε κάθε εργασία όπως φαίνεται, έτσι ώστε να έχετε πολύ περισσότερο ελεύθερο χρόνο για πιο σημαντικές εργασίες.
Εκτός από το λογισμικό, ο αυτοματισμός χρησιμοποιεί τεχνολογίες βασισμένες στην τεχνητή νοημοσύνη και την εκμάθηση μηχανών. Και τα τρία συνδυάζονται για καλύτερη λειτουργικότητα και βελτιστοποίηση διαδικασίας.
Για να σας βοηθήσουμε με τη διαδικασία διοικητικής αυτοματοποίησης, επιλέξαμε μια λίστα εργασιών που θεωρούνται οι καλύτεροι υποψήφιοι για γρήγορο και ασφαλή αυτοματισμό.
Ένα λογισμικό ή ένα πρόσθετο μπορεί να φροντίσει να απαντήσει στα email σας για εσάς. Όταν κάποιος σας στέλνει ένα μήνυμα, θα λάβει μια αυτόματη απάντηση ευχαριστώντας τον που ήρθε σε επαφή ή υποδεικνύοντας ότι θα απαντήσετε στο email του το συντομότερο δυνατό.
Υπάρχουν ακόμη αρκετά έξυπνα προγράμματα που μπορούν να απαντήσουν έγκαιρα σε ένα συγκεκριμένο ερώτημα από ένα άτομο. Για αυτό, χρησιμοποιείται επεξεργασία φυσικής γλώσσας ή μηχανική μάθηση. Δηλαδή, είναι λογισμικό που έχει προγραμματιστεί να αναγνωρίζει ορισμένες ερωτήσεις και σωστές απαντήσεις. Προς το παρόν δεν είναι πλήρως εκλεπτυσμένο, αλλά έχει καλές προοπτικές για το μέλλον.
Μπορείτε επίσης να στείλετε μαζικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αυτόματα σε όσους είναι μέρος της λίστας email σας ή έχουν πραγματοποιήσει αγορά από εσάς. Σε κάθε περίπτωση, δεν θα χρειαστεί να γράψετε τίποτα, είναι αντίο σε μεγάλο μέρος της χειρωνακτικής εργασίας της σωστής γραφής.
Η δημιουργία τιμολογίων είναι μία από τις πιο κουραστικές και επαναλαμβανόμενες δουλειές. Τα καλά νέα είναι ότι μπορεί να αυτοματοποιηθεί. Τώρα υπάρχει λογισμικό που δημιουργεί αυτόματα τιμολόγια για κάθε συναλλαγή και τα στέλνει. Τα τιμολόγια είναι χρονοβόρα για τις επιχειρήσεις, επομένως είναι υπέροχο να έχετε μια επιλογή που λειτουργεί μαζικά με ένα κλικ.
Η είσπραξη του χρέους διαρκεί πολύ. Αλλά και πάλι μια πλατφόρμα αυτοματισμού μπορεί να εξοικονομήσει μέρα με τη διαχείριση πληρωμών και μεταφορών χρημάτων. Μπορείτε να προγραμματίσετε ένα σύστημα αυτόματης συλλογής πληρωμών σε μια συγκεκριμένη ημερομηνία κάθε μήνα.
Η τήρηση της ατζέντας ήταν δουλειά διοικητικών βοηθών και γραμματέων εδώ και χρόνια. Τώρα, δεν χρειάζεται κάποιος να κρατά σημειώσεις ή να σας καλεί για να σας υπενθυμίσει την επόμενη συνάντησή σας.
Το να έχετε μια πλατφόρμα που έχει ημερολόγια με διαθεσιμότητα χρόνου και σας επιτρέπει να κλείσετε αυτόματα νέες συναντήσεις είναι πάντα μια καλή επιλογή. Για περισσότερα σχετικά με αυτό, ελέγξτε το αυτόματο σύστημα κρατήσεων .
Οι ομάδες εξυπηρέτησης πελατών αντιμετωπίζουν τώρα μια μεγάλη πρόκληση και αυτή είναι ότι σήμερα οι άνθρωποι έχουν συνηθίσει να επιταχύνουν και, όταν δεν λαμβάνουν γρήγορες απαντήσεις, αισθάνονται δυσαρεστημένοι. Δεν θέλουν να μένουν για ώρες ή να περιμένουν ένα email για μέρες.
Δημιουργώντας ένα chatbot με την πλατφόρμα μας, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν βοηθό που θα απαντά σε ερωτήσεις αμέσως, 24 ώρες το 24ωρο.
