Heutzutage haben viele Unternehmen das Bedürfnis, interne Geschäftsprozesse zu automatisieren, um die Betriebskosten zu senken und die Produktivität zu verbessern.
Die Automatisierung von Geschäftsprozessen in Ihrem Unternehmen kann unglaublich vorteilhaft sein und es Unternehmen möglicherweise ermöglichen, die Kosten für automatisierte Arbeitsfunktionen um 30-40 % zu senken und gleichzeitig ihre Effizienz zu verdoppeln.
Eine kaputte Automatisierung kann jedoch Ressourcenverschwendung bedeuten und Unternehmen davon abhalten, für lange Zeit andere Automatisierungsprojekte zu verfolgen, und sie schließlich hinter Konkurrenten zurücksetzen, die Automatisierung annehmen und zum Laufen bringen. Sehen wir uns nun an, wie Sie die Prozesse identifizieren, die Sie automatisieren können.
Um den am besten zu automatisierenden Prozess auszuwählen, müssen Sie zunächst die Unterschiede zwischen Mensch und Maschine verstehen.
Menschen sind besser im Umgang mit Unsicherheit, Mehrdeutigkeit und Neuheiten, aber Maschinen kommen immer noch nicht damit zurecht und können oft nicht mit unerwarteten Veränderungen umgehen.
Dies gilt auch, wenn es darum geht, unter solchen sich ändernden Umständen zu urteilen oder Entscheidungen zu treffen. Computer können den Menschen unter diesen Bedingungen nicht vollständig ersetzen.
Menschen können gut mit unstrukturierten und analogen Daten arbeiten, während Computer strukturierte und digitale Daten benötigen. Menschen sind weniger in der Lage, die gleichen Prozesse konsequent auszuführen.
Die Wiederholung von Routineaufgaben erschwert die Konzentration und führt zu Fehlern. Computer hingegen sind hier besser. Darüber hinaus können von Computern ausgeführte Aufgaben massiv skaliert werden, was mit menschlichen Mitarbeitern nicht leicht zu bewerkstelligen ist. Diese Unterschiede definieren die Faktoren, die bei der Auswahl des richtigen Prozesses für die Automatisierung zu berücksichtigen sind.
Auf der Grundlage des oben Gesagten können wir mehrere Faktoren formulieren, um den am besten geeigneten Prozess zu definieren, der von einer Maschine ausgeführt wird und bei dem wir menschliche Fehler eliminieren können. Die Auswahl des besten Prozesses hängt natürlich von den Tools ab, die Sie zur Automatisierung verwenden.
Den Prozess als passgenau für die Automatisierung zu definieren, reicht für eine erfolgreiche Implementierung nicht aus. Nachdem Sie Ihren Anwendungsfall ausgewählt haben, stellen Sie sich zwei Fragen: Ist eine Automatisierung sinnvoll? Gibt es genug Schwung dafür?
Und ist, dass sich nicht alle Anwendungsfälle, die automatisiert werden können, lohnen. Die Automatisierung von Geschäftsprozessen sollte sich positiv auf Ihre Organisation auswirken, die die aufgewendeten Ressourcen übersteigt: reduzierte Kosten, höhere Präzision der Prozesse, Eliminierung menschlicher Fehler usw. Stellen Sie außerdem vor der Implementierung des Anwendungsfalls sicher, dass es Unterstützung in Ihrer Organisation gibt .
Eine Vernachlässigung dieser Faktoren könnte zu einem gescheiterten Automatisierungsversuch führen, auch wenn das Potenzial für die Prozessautomatisierung sehr hoch ist.
Ein Prozess muss klar definierte Inputs und Outputs haben. Sie müssen identifizieren, welche Aufgaben Ihres Unternehmens sich wiederholen, ein hohes Volumen haben, regelbasiert sind und anfällig für menschliches Versagen sind.
Wenn die Aufgabe all diese Eigenschaften aufweist, ist sie wahrscheinlich ein ausgezeichneter Kandidat für die Automatisierung.
1. Kann ein Vorgang von einer Person, die an einem PC sitzt und mit Anwendungen arbeitet, manuell abgeschlossen werden?
2. Führt ein menschlicher Arbeiter die Aufgabe mehr als einmal pro Woche aus?
3. Ist es notwendig, die Aufgabe mit begrenztem Personal schnell zu erledigen?
4. Gibt es sich wiederholende Aufgaben, die Mitarbeiter nicht mögen?
