Mnoho organizací dnes cítí potřebu automatizovat interní podnikové procesy, aby se snížily provozní náklady a zvýšila produktivita.
Automatizace obchodních procesů ve vaší organizaci může být neuvěřitelně výhodná, což potenciálně umožňuje organizacím snížit náklady na automatizované pracovní funkce o 30–40% a současně zdvojnásobit jejich účinnost.
Rozbitá automatizace však může znamenat plýtvání zdroji a může organizace odradit od dlouhodobého provádění dalších automatizačních projektů, případně je postavit za konkurenty, kteří automatizaci přijmou a zprovozní. S tím bylo řečeno, pojďme se podívat, jak identifikovat procesy, které můžete automatizovat.
První věc, kterou je třeba vybrat nejlepší automatizovaný proces, je porozumět rozdílům mezi lidmi a stroji.
Lidé jsou lepší, pokud jde o řešení nejistoty, nejednoznačnosti a novosti, ale stroje je stále nezvládají a často nedokážou navigovat neočekávané změny.
To také platí, pokud jde o posuzování nebo rozhodování za tak měnících se okolností. Počítače za těchto podmínek nemohou člověka zcela nahradit.
Lidé dobře pracují s nestrukturovanými a analogovými daty, zatímco počítače potřebují strukturovaná a digitální data. Lidé jsou méně schopni důsledně provádět stejné procesy.
Opakování rutinních úkolů ztěžuje soustředění, což má za následek chyby. Počítače jsou zde naopak lepší. Úkoly prováděné počítači se navíc mohou masivně škálovat, což u lidských pracovníků není snadné. Tyto rozdíly definují faktory, které je třeba vzít v úvahu při výběru správného procesu pro automatizaci.
Na základě výše uvedeného můžeme formulovat několik faktorů, abychom definovali nejvhodnější proces, který má stroj provést a kde můžeme eliminovat lidské chyby. Výběr nejlepšího postupu samozřejmě závisí na nástrojích, které k automatizaci používáte.
Definování procesu jako vhodného pro automatizaci nestačí k jeho úspěšné implementaci. Poté, co jste vybrali svůj případ použití, položte si dvě otázky: Má smysl to automatizovat? Je na to dostatek hybnosti?
A není to tak, že ne všechny případy použití, které lze automatizovat, stojí za to. Automatizace obchodních procesů by měla mít na vaši organizaci pozitivní dopad, který překračuje vynaložené prostředky: snížení nákladů, větší přesnost procesů, odstranění lidských chyb atd. Také se před implementací případu použití ujistěte, že je ve vaší organizaci podpora .
Zanedbání těchto faktorů může mít za následek neúspěšný pokus o automatizaci, i když je potenciál pro automatizaci procesů velmi vysoký.
Proces musí mít jasně definované vstupy a výstupy, musíte identifikovat, které úkoly vaší organizace se opakují, mají velký objem, jsou založeny na pravidlech a jsou náchylné k lidským chybám.
Pokud má úkol všechny tyto vlastnosti, je pravděpodobně vynikajícím kandidátem na automatizaci.
1. Může proces dokončit ručně osoba sedící u počítače pracující s aplikacemi?
2. Vykonává lidský pracovník úkol více než jednou týdně?
3. Je nutné úkol rychle dokončit s omezeným počtem zaměstnanců?
4. Existují opakující se úkoly, které zaměstnanci nemají rádi?
